Structurer sa charge de travail et la traduire en blocs planifiés
Cours à la carte - grand public
Description
Mieux voir les tâches, réunions et projets qui reviennent pour arrêter de les subir
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Dans la vraie vie professionnelle, une grande partie de la charge de travail ne vient pas seulement des urgences. Elle vient aussi de ce qui revient constamment : les tâches répétitives, les réunions statutaires et les projets cycliques. Souvent, ces réalités sont sous-estimées, mal visibles ou absorbées à la pièce, ce qui donne l’impression de toujours courir après son travail. Cette formation propose une démarche concrète pour mieux voir cette charge récurrente, la structurer et la traduire en blocs planifiés cohérents dans l’agenda.
Prérequis et clientèle cible
Cette formation s’adresse aux gestionnaires, chefs d’équipe, coordonnatrices et coordonnateurs, professionnelles et professionnels, responsables de dossiers ou de projets (formation adaptée aux organisations de toutes tailles dans les secteurs du service, du commerce, des OSBL ainsi que des institutions).
Préalable : aucuns
Matériel requis
Des gabarits seront fournis en début de formation. Un ordinateur sera nécessaire pour effectuer les exercices prévus. Si la formation se donne en ligne, un deuxième écran serait souhaitable.
À la fin de la formation, la personne participante sera en mesure de :
- Reconnaître les principales sources récurrentes de sa charge de travail
- Distinguer les tâches répétitives, les réunions statutaires et les projets cycliques
- Rendre visibles les composantes souvent sous-estimées de ces trois réalités
- Repérer les voleurs de temps associés à chacune
- Structurer ces sources de charge de façon plus réaliste
- Les traduire en blocs planifiés cohérents dans l’agenda
- Mieux anticiper les périodes de surcharge, de chevauchement ou de goulots d’étranglement
- Discussions et exposés
- Pratique
- Démonstrations/Exemples
- Mises en situation/Études de cas
Atelier 1 – Les tâches répétitives
- Repérer les tâches qui reviennent dans une semaine normale
- Distinguer tâche, responsabilité et projet
- Construire un inventaire structuré de tâches répétitives
- Qualifier les tâches selon leur fréquence, leur durée, leur énergie et leur déclencheur
- Repérer les voleurs de temps
- Traduire les tâches en blocs de travail cohérents
Atelier 2 – Les réunions statutaires
- Mieux voir le vrai poids d’une réunion dans la charge de travail
- Distinguer le avant, le pendant et le après d’une réunion
- Rendre visibles les tâches, suivis et validations qu’elle génère
- Structurer une réunion à partir de sa finalité et de sa mécanique réelle
- Traduire cette charge en blocs planifiés
Atelier 3 – Les projets cycliques
- Reconnaître les projets cycliques présents dans sa réalité
- Passer du livrable visible à la charge réelle du projet
- Structurer un projet à partir de son échéance, de ses étapes, de ses rôles et de ses dépendances
- Identifier les voleurs de temps liés aux validations, à la coordination et aux autres
- Traduire le projet en tâches, réunions et blocs planifiés
- Visualiser les chevauchements et les périodes plus chargées
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